Un evento non salta per una cosa grossa dimenticata. Salta per cinque cose piccole rimandate. Questa e’ la scaletta che regge nella maggior parte dei casi.
Sei settimane prima: la data e il posto
Prima di ogni altra cosa, fissa data e sala. Tutto il resto dipende da queste due variabili, e cambiarle dopo significa rifare il lavoro gia’ fatto. Verifica cosa succede in citta’ quella sera: non vale la pena giocarsela contro un’altra cosa dello stesso pubblico.
Cinque settimane: i numeri
Capienza, tariffe, punto di pareggio. Se non sai quanti biglietti devi vendere per non perderci, stai organizzando alla cieca. Metti giu’ tre scenari — pessimo, probabile, buono — e guarda se il pessimo e’ sopportabile.
Quattro settimane: apri le vendite
Aprire presto serve a due cose: raccogliere i primi segnali e avere tempo di correggere. Le prime quarantott’ore ti dicono gia’ molto sul prezzo.
Tre settimane: la comunicazione
Un annuncio non basta. Servono tre o quattro passaggi diversi: l’annuncio, il dietro le quinte, la conferma degli ospiti, il promemoria finale. Stesso evento, angolature diverse.
Due settimane: la logistica
Personale, ingressi, controllo accessi, orari. E’ il momento di decidere chi sta alla porta e con che strumento, non la sera stessa.
Ultima settimana: solo promemoria
Niente di nuovo. Ricordi a chi ha comprato, ultimo richiamo a chi non l’ha fatto, e istruzioni chiare su come arrivare. La maggior parte delle vendite dell’ultima ora arriva da qui.
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